לא צריך להיות בעל עסק מדופלם כדי לדעת את החשיבות שבתכנון מדויק של לוח הזמנים.
באמצעות לוח זמנים מוקפד העסק יכול לתפקד היטב ולשמור על התנהלות שוטפת כפי שכתוב בספרים.
גם במקרה של הובלת משרדים, אנחנו ממליצים לכם לא להשאיר דבר ליד המקרה.
קביעת תאריך ההובלה היא אחת ההחלטות המרכזיות שצריך לקחת בהקשר הזה.
לפניכם מספר דגשים שיסייעו לכם לקבל בסופו של יום את ההחלטה המושכלת ביותר.
המטרה: מינימום הפרעה לעסק
עוד לא קם העסק שהצליח לשנות את כתובתו בלי שהדבר הביא לשיבוש מסוים בפעילות השוטפת שלו. מטרת העל היא להביא לכך שההפרעה הזו תהיה המינימלית ביותר שאפשר. יש לכך מספר היבטים. קודם כל, ניתן לנסות ולתאם את ההובלה לזמנים בהם העסק אינו אמור לפעול, למשל שעות הערב או אפילו שעות הלילה (אם חברת ההובלות מציעה שירות שכזה). שימו לב שמועד ההובלה עשוי להשפיע על המחיר שאנשי העסק ישלמו בסופו של שירות.
מכיוון שדרושים מספר ימים לפחות על מנת להשלים הובלת משרדים – החל מהוצאת הפריטים מהמשרד הישן, דרך השינוע בפועל ועד לארגון המחודש – אפשר לקחת בחשבון "אובדן" של מספר ימים ולנסות לבחור בתקופה עמוסה פחות בלוח השנה של אנשי העסק. יש עסקים עבורם חודשי החורף למשל הם עמוסים פחות ולכן יכולים להתאים למעבר, בעוד שבחברות אחרות דווקא ההיפך הוא הנכון והקיץ הוא מועד נוח לביצוע השינוי המשמעותי הזה.
חשיבות התכנון והארגון בעת הובלת משרדים
יעילות היא אחת ממילות המפתח החשובות ביותר במקרה של הובלת משרדים. להובלות מהסוג הזה יש פוטנציאל משמעותי מאוד לסיבוכים: חשבו על מצב בו לא יודעים לאיזה חלק במשרד קשור רהיט או מכשיר חשמלי כלשהו,
מה שבהחלט יכול להתרחש במשרד גדול עם מספר חללים נפרדים.
סדר וארגון יקטינו את הסבירות לתרחישים שליליים מהסוג הזה עד למינימום האפשרי.
חשוב למקם את החפצים באופן שיקל על הארגון המחודש שלהם במסדר (לדוגמא תכולת כל אחד מהחדרים בארגזים נפרדים) וסימון מדויק של כל מה שנמצא בארגז נתון.
הצורך בתכנון המדויק הזה חייב להילקח בחשבון בקביעת לוח הזמנים של ההובלה ובתזמון המועד. עסק אשר קובע עם חברת
ההובלה תאריך מוגדר ומקווה שההובלה תתנהל בצורה נכונה באמצעות אלתורים ותכנון בו במקום צפוי להתאכזב, ובעיקר לסבול מכך שההובלה תימשך ותסתבך – מה שגם יהפוך אותה ליקרה יותר.
כדי להבטיח זמינות גבוהה של חברת ההובלות, רצוי ליצור איתה קשר לתיאום ההובלה מוקדם ככל שניתן.
יכול מאוד להיות שמבחינה כלכלית, פנייה לחברה בלי לחץ של זמן תאפשר לכם למצוא הצעות משתלמות יותר.
