הובלות רבות מצריכות תכנון מוקדם והיערכות. במקרה של הובלות משרדים, נראה שעיקר המאמצים מוטלים על מנהלי העסק, היודעים בדיוק מה הם צריכים וכיצד הם רוצים לעשות זאת.
אבל, וזה אבל גדול מאוד, אי אפשר להוציא מהתמונה את תפקידם של העובדים ה"פשוטים" בדרך להצלחת המשימה. הכנת העובדים למעבר המשרד כוללת מספר משימות בסיסיות המוטלות על העובדים היכולות להפוך את החיים של כל המעורבים – כולל אנשי חברת ההובלה – להרבה יותר קלים.
הכנת העובדים למעבר המשרד – הפעולות שהעובדים יכולים לבצע:
הכנת רשימת ציוד
הפעולה הראשונה שהעובדים יכולים לבצע בדרך לתכנון הנכון של הובלת משרדים היא להכין רשימה של כל הציוד שעומד לרשותם, אותו ירצו כמובן להעביר לכתובת החדשה של העסק. בדרך זו גדלים הסיכויים שדבר לא יישכח או ייפול אל בין הכיסאות.
"האצלת הסמכויות" הזו יכולה להקל על התכנון לקראת ההובלה ושמירה על הסדר במהלכה, במיוחד כאשר עושים את הצעד המובן מאליו ומבקשים מהעובד לרכז או אפילו לארוז את הציוד השייך לו. בשלב הזה ניתן כבר לגלות שיש הרבה חפצים שאפשר להעביר באופן עצמאי להובלה, למשל מסמכים חשובים או מחשבים ניידים.
אם העובדים שלכם מבצעים את האריזה, הקפידו להעביר להם את ההנחיות המרכזיות. המטרה היא שהארגזים יהיו מסומנים בצורה אחידה, בין אם לפי התכולה שלהם ובין אם בהתאם לייעוד הנדרש עבור החפצים בכתובת החדשה של המשרד.
תפקידים נוספים לאורך הדרך
ממש לא בטוח שאתם תצטרכו את כל עובדי החברה מסתובבים לכם בין הרגליים במהלך ביצוע הובלת משרדים.
עם זאת, בהחלט אפשר להטיל תפקידים מוגדרים על חלק מהם ביום ההובלה. כך למשל אתם יכולים לבחור כמה עובדים שאתם סומכים עליהם בכל מאת האחוזים ולבקש מהם ללוות את המובילים בחלק מהפעולות – פשוט כי ממש לא בטוח שתוכלו לעשות הכול לבדכם.
דוגמא נוספת היא עובדים האחראים על התקשורת עם גורמים שונים בבניין המשרדים החדש, עובדים עליהם מוטלת האחריות לבצע תיאומים נדרשים ליום שאחרי ההובלה (למשל חיבור תשתיות) וכן הלאה.
חשוב להדגיש כי ממש אין חובה להשבית באופן מלא את העסק כולו במהלך ביצוע הובלת משרדים. יש עובדים שכן יכולים לעבוד בלי משרד פיזי בפועל, בעוד אחרים יכולים לקחת את העבודה הביתה.
אחת המשימות העיקריות היא לתזמן את ההובלה למועד שיגרום למינימום הפרעה להתנהלות השוטפת של העסק, למשל שעות הערב, סופי שבוע וכן הלאה. הובלות מהסוג הזה עשויות כמובן להיות יקרות יותר, אבל בחישוב כללי ייתכן שהאפשרות לצמצם את הפגיעה בהתנהלות העסק תהיה שווה את התוספת במחיר.
