כל עסק צריך להתמודד עם אתגרים שונים בהתנהלות השוטפת שלו, כאשר טעויות הן בלתי נמנעות – אנשי העסק הם הרי בני אדם. כאשר הם מחליטים לשנות כתובת, השאיפה היא להשלים את המעבר עם מינימום הפרעות ושיבושים. הבעיה היא שיש כמה טעויות נפוצות שמבצעים בעת הובלות משרדים, שעלולות להאריך את ההובלה, לייקר אותה ואפילו לשבש את הפעילות השוטפת של העסק במהלך ההובלה ואחריה.
תיאום ההובלה לתחילת השבוע
תוכלו למצוא בחיפוש מהיר מדריכים שונים המתייחסים להובלות משרדים. אחת הנקודות החשובות העולות בהן היא יש הרבה שיקולים שכדאי לקחת בחשבון בקביעת המועד של ההובלה, כך שאי אפשר לספק לסוגיה הזו תשובה חד משמעית. ברוב המקרים עם זאת מומלץ לתזמן את ההובלה לימי סוף השבוע – רביעי, חמישי או אפילו שישי – ולא לתחילת השבוע. הסיבה היא שההפרעה לפעילות המשרד צפויה להיות מופחתת במצב הדברים הזה, כשאת הסידורים השונים יוכלו אנשי המשרד לעשות בסוף השבוע.
חוסר סדר
ארגון הוא אחד ה"חברים" הטובים ביותר של מובילי הדירה, וזה נכון על אחת כמה וכמה במקרה של הובלות משרדים. כאשר אנשי העסק לא מסמנים היטב את הארגזים, הרבה מאוד דברים צפויים להשתמש. מכיוון שרבים מהמשרדים כוללים ציוד דומה בין החדרים השונים (מחשבים, ריהוט משרדי וכן הלאה), רצוי לסמן את הארגזים על פי החדר המיועד להם ולא בהכרח בהתאם לחפצים הנמצאים בהם.
באשר לפריקה, רצוי להתחיל קודם כל להתחיל לרוקן את הארגזים בהם נמצא הציוד החיוני לפעילות השוטפת של העסק, כך שהעסק יוכל לחזור להתנהל במהירות גבוהה יחסית. גם כאן חלק מבעלי העסקים שוגים, ובוחרים לפרוק למשל את הארגזים שפשוט להם לרוקן. אם אנשי חברת ההובלות הם שמבצעים את הפריקה – עברו על רשימת השירותים שלהם כדי לדעת אם הדבר אפשרי – רצוי שמישהו מאנשי העסק ילווה אותם ויכוון אותם מה לפרוק, היכן ומתי.
גישת ה"יהיה בסדר"
כדי שאנשי חברת ההובלות יוכלו להשלים את המשימה על הצד הטוב ביותר, עליכם להכין אותם בצורה נאותה לקראת המשימה. חשוב להעביר למובילים מבעוד מועד כמה שיותר פרטים לגבי ההובלה, דוגמת סוג הפריטים המועברים והמאפיינים שלהם, התנאים השוררים במשרדים (למשל שאלת המעלית) וכן הלאה. במידת הצורך תאמו עם אחד המובילים שיגיע למשרד טרם ההובלה ויתרשם מכל מה שחשוב להתרשם ממנו. עסקים רבים חוטאים באי מסירת מידע מדויק, כך שהמובילים אינם מגיעים מוכנים מבחינת כוח האדם או הציוד: שאלת השימוש במנוף לדוגמא.
על אותו עיקרון, רצוי לעבוד עם הסכם מפורט המתייחס לתנאי ההובלה, לזכויות ולחובות של כל אחד מהצדדים.
התעלמות מהרגע שאחרי ההובלה
ההכנות למשרד החדש אינן מסתיימות ברגע בו הובלות משרדים מסתיימות, ואנשי חברת ההובלות פונים להם לדרכם. למרות שיש בעלי עסקים שמעדיפים לטפל בכל נושא בתורו, פעילות בכמה חזיתות היא דווקא המומלצת כאן. רצוי לתאם מבעוד מועד עם הספקים השונים, כך שיוכלו לפעול מיד לאחר שההובלה מסתיימת – קוי תקשורת, טלפונים וכן הלאה. בחלק מהמקרים הזמינות של אנשי המקצוע אינה מיידית, כך שמשרדים המחכים לתום ההובלה כדי לתאם איתם עלולים להיתקע. צרו קשר עם חברת ההובלות מספיק זמן מראש, וכך גם עם נותני השירות האחרים.
