החלטתם לעבור משרד, ואתם נחושים להשלים את המשימה בצורה הטובה ביותר האפשרית. ברור לכם כי שימוש בשירותיה של חברת הובלות משרדים, שתגיע לכתובת הנוכחית בתאריך הנקוב ותיקח את מושכות ההובלה, הוא מובן מאליו. מה שרבים לא יודעים הוא שמציאת מענה ל"פרטים הקטנים" מבעוד מועד יכול להפוך את החיים שלכם לפשוטים הרבה יותר. הנה כמה פעולות, די בסיסיות, שרצוי לבצע טרם מעבר משרד.
קביעת תאריך להובלה
העצה הראשונה והמובנת מאליה היא ליצור קשר עם אנשי חברת הובלות בהקדם האפשרי ולתאם איתם תאריך להובלה. ככל שפונים לחברה מוקדם יותר כך גדלים הסיכויים שהיא תהיה זמינה לביצוע המשימה מבחינת כוח האדם והציוד. כך גם ניתן להוריד את מפלס הלחץ, שנוטה לעלות פלאים ככל שההובלה מתקרבת.
כאשר בוחרים מועד להובלה, האתגר העיקרי הוא למצוא תאריך שיביא להפרעה כמה שיותר קטנה לשגרת העבודה במשרד (ברור כי לא נולד עוד מעבר משרד שלא הפריע כלל לפעילות השוטפת). רבים ימליצו לתאם את ההובלה לשעות שאחרי יום העבודה, כך שלא יהיה צורך להפסיק אותה. המלצה אחרת היא לקבוע הובלה לסוף השבוע או לתקופות עמוסות פחות בפעילות העסק, אם יש כאלה.
יידוע הלקוחות
בחלק מהעסקים, אותה הפרעה בפעילות העסק השוטפת עשויה להיות משמעותית מנקודת המבט של לקוחות החברה. זה לא נעים ללקוח לרצות ליצור קשר עם אנשי החברה, למשל, אבל לגלות שהם לא זמינים כלל ביום נתון מכיוון שהם עסוקים בהובלה. במידת הצורך יידעו את הלקוחות על השינוי, או לחלופין הגדירו עובד בחברה שיהיה אחראי על התקשורת עימם בנסיבות המיוחדות האלה. לא תאמינו עד כמה הדגשים האלו עשויים לתרום לשביעות הרצון של הלקוחות, ובעיקר למנוע מהם תסכול.
בדק בית במשרד
ואפרופו יידוע הלקוחות – עליכם להודיע על עצם השינוי בכתובת לכל הגורמים הרלוונטיים. זו בדיוק ההזדמנות ליצור קשר עם חברות התקשורת ונותני השירות האחרים, לעדכן את ניירות המכתבים והמסמכים הרשמיים של העסק וגם את הכתובת באתר האינטרנט או בעמוד הפייסבוק שלו. עסק שלא עושה זאת מסתכן בכך שלקוחות המעוניינים ליצור איתו קשר, בנקודת הזמן הנוכחית, יתקשו לעשות זאת.
מעבר משרד הוא יופי של הזדמנות לעשות חושבים ביחס לעסק. אנחנו לא מתכוונים כאן לגיבוש אסטרטגיות או להחלטות על תחומי פעילות – למרות שבהחלט ייתכן שיהיה להם מקום – אלא לארגון מחודש של פריטי המשרד. לגבי כל אחד מהפריטים, חשבו עד כמה אתם זקוקים לו גם בכתובת החדשה. לפעמים שינוי המשרד הוא הזדמנות להחליף את הרהיטים או להתחדש במכשירי חשמל מתקדמים יותר.
למאמרים נוספים של אירית הובלות. ליצירת קשר עם החברה לחצו כאן.
